AI-agent
Hij schrijft het voor. Jij verstuurt.
Niet een AI-tool met wat administratie eromheen, maar een volwaardig administratiesysteem waar een agent in meewerkt. Hij doet het voorwerk en legt het ter controle voor. Meer niet, en dat is precies genoeg.
Er gaat niets de deur uit zonder dat jij het gezien hebt.
Hoe hij werkt
Lezen, opzoeken, voorleggen, leren.
Vier stappen, altijd in deze volgorde. De laatste stap is de reden dat hij na een maand jouw toon heeft en niet die van een callcenter.
- 01
Lezen
Hij leest mee in de mailbox die je koppelt. Elk bericht krijgt een plek: bij een bestaand project, of als nieuwe lead.
- 02
Opzoeken
Hij zoekt op wat er in jouw systeem staat: de afspraak, de offerte, de beschikbaarheid van het team, de bon van vorige week.
- 03
Voorleggen
Hij legt een concept klaar met de bronnen eronder. Jij leest, past aan als het moet, en drukt op versturen. Of niet.
- 04
Leren
Corrigeer je hem, dan wordt dat een verbetervoorstel op de kennisbank. Jij keurt het goed; daarna schrijft hij het zo.
De inbox
Drie berichten, drie concepten.
Een planningsvraag van een klant, een nieuwe aanvraag van een aannemer, en een bon van de groothandel. Kies er een en zie wat de agent klaarzet. Alles is echt te bedienen: versturen, aanpassen, terugzetten.
- Herkent waar een bericht over gaat en welk project erbij hoort.
- Stelt offerte- en factuurmails op in jouw aanspreekvorm, met de handtekening van je bedrijf eronder.
- Scant bonnen en bijlagen en vult de kostenregels alvast in.
- Corrigeer je hem, dan komt dat als verbetervoorstel terug op de kennisbank.
Mevrouw Jansen
Vandaag 07:48 · Re: Offerte 2026-114
Komt de monteur dinsdag in de ochtend? En zit het vullen van de radiatoren bij de prijs in?
Concept-antwoord
Beste mevrouw Jansen, dinsdag 25 augustus om 8:30 uur staat voor u vast. Het vullen en ontluchten van de radiatoren zit in de aangenomen prijs; dat komt er niet bij.
- Afspraak 25 aug
- Offerte 2026-114
- Beschikbaarheid team
Er gaat niets de deur uit zonder dat jij het gezien hebt.
Wat hij nooit doet
Vijf dingen die niet gebeuren.
De doelgroep vertrouwt AI niet blind, en terecht. Daarom zijn dit geen instellingen die je kunt omzetten, maar regels waar het systeem op gebouwd is.
- 01
Zelf versturen. Er gaat niets de deur uit zonder dat jij het gezien hebt.
- 02
Iets beloven dat niet in het systeem staat. Geen datum, geen prijs, geen “dat regelen we wel”.
- 03
Gokken. Weet hij iets niet zeker, dan legt hij het aan jou voor.
- 04
Jouw bedrijfsgegevens gebruiken om AI-modellen te trainen. Dat staan we onze leveranciers ook niet toe.
- 05
Buiten Europa rekenen. De modellen draaien in een Europese regio van Google Cloud.
Hoe hij schrijft
U tegen jouw klant. Je tegen jou.
Aan jouw klant schrijft hij in de aanspreekvorm van je bedrijf, met de handtekening van je bedrijf eronder. Beleefd, kort en feitelijk. Hij noemt de datum die in de agenda staat en het bedrag dat in de offerte staat, en niets anders.
Aan jou schrijft hij zoals een collega dat doet: wat er binnenkwam, wat hij ervan vond, wat hij heeft klaargezet. Twijfelt hij, dan zegt hij dat, met de vraag erbij die hij niet kon beantwoorden.
Corrigeer je hem, dan verdwijnt dat niet in het niets. Het komt als verbetervoorstel terug op de kennisbank van je bedrijf. Jij keurt het goed, en vanaf dan schrijft hij het zo.
Zet je bedrijf erin en kijk of het standhoudt.
Koppel je mailbox, laat de agent een week meelezen en kijk wat hij klaarzet. Versturen doe je zelf, elke keer.
Al een account? Inloggen