Een offerte doet twee dingen. Hij overtuigt de klant, en hij legt vast wat je hebt afgesproken. Het eerste bepaalt of je de klus krijgt. Het tweede bepaalt of je er later nog plezier van hebt. Veel offertes zijn goed in het een en zwak in het ander.
De basis die er altijd op staat
- Je bedrijfsgegevens: naam, adres, KvK-nummer en btw-nummer.
- De klant en het adres van de klus.
- Een offertenummer en een datum.
- Hoe lang de offerte geldig is. Prijzen van materiaal veranderen. Dertig dagen is gebruikelijk; schrijf het erbij.
- De prijs, met de btw apart en het totaal. Aan een particulier noem je in elk geval de prijs inclusief btw. Een consument moet weten wat hij in totaal betaalt.
De werkomschrijving
Dit is het deel dat de discussies voorkomt. Schrijf op wat je doet, en net zo belangrijk: wat je niet doet.
- Wat er geplaatst wordt: merk, type en vermogen of capaciteit.
- Waar het komt: de plek van de binnen- en buitenunit, de route van leidingen en kabels.
- Wat er bij de prijs inbegrepen is: afvoer van oud materiaal, inbedrijfstelling, uitleg aan de klant.
- Wat er niet bij zit: hak- en breekwerk, schilderwerk, een extra groep in de meterkast, een steiger. Staat het er niet, dan denkt de klant dat het erbij hoort.
- Wat je van de klant verwacht: een vrije werkplek, toegang tot de meterkast, toestemming van de VvE.
Varianten
Een klant die één prijs krijgt, vergelijkt die met de concurrent. Een klant die drie varianten krijgt, vergelijkt ze met elkaar. Bied bijvoorbeeld een voordelige, een aanbevolen en een uitgebreide uitvoering aan, met in een paar woorden het verschil.
Houd het bij twee tot vier. Meer keuze maakt de beslissing niet makkelijker.
Meerwerk
Spreek in de offerte af hoe je omgaat met werk dat er bij de schouw niet uitzag:
- dat meerwerk alleen wordt uitgevoerd na overleg met de klant;
- tegen welk tarief: een vast bedrag of uurtarief plus materiaal;
- dat het op de eindfactuur komt.
Dan hoeft de monteur ter plekke niet te onderhandelen, en weet de klant waar hij aan toe is.
Betaling
- Aanbetaling: hoeveel, en wanneer. Bij grote installaties is een aanbetaling bij akkoord gebruikelijk, zodat het materiaal besteld kan worden.
- Restbetaling: na oplevering, en binnen hoeveel dagen.
- Hoe de klant betaalt. Een betaallink op de factuur maakt het makkelijk.
Lees ook sneller betaald krijgen als installateur.
Planning
Noem wanneer je het werk ongeveer kunt uitvoeren, en hoe lang het duurt. Geen harde datum als je die niet kunt waarmaken, wel een week of een termijn na akkoord.
Voorwaarden en bedenktijd
Verwijs naar je algemene voorwaarden en stuur ze mee. Een verwijzing alleen is vaak niet genoeg; de klant moet ze hebben kunnen lezen.
Verkoop je aan een particulier, dan geldt er vaak een bedenktijd. Sluit je de overeenkomst bij de klant thuis af, bijvoorbeeld na de schouw aan de keukentafel, of gaat de klant online akkoord, dan kan hij in de regel binnen veertien dagen zonder opgaaf van reden afzien van de koop. Daar zijn uitzonderingen op, onder meer voor dringende reparaties waar de klant zelf om vraagt. Vermeld de bedenktijd in de offerte. Wil de klant dat je binnen die termijn al begint, leg dat dan uitdrukkelijk vast. Twijfel je hoe het voor jouw situatie zit, vraag het dan na bij je brancheorganisatie of een jurist.
Het akkoord
Een offerte is pas iets waard als de klant hem heeft geaccepteerd. Laat het akkoord zo eenvoudig mogelijk zijn. Liefst met één knop en een handtekening, niet met een printer en een scanner. Leg vast wanneer en hoe de klant akkoord ging, en welke variant hij koos.
Sneller ja
- Stuur de offerte snel. Liefst binnen een dag of twee na de schouw. De klant heeft dan nog een beeld van wie je bent.
- Zorg dat hij er goed uitziet. Je eigen huisstijl, een duidelijke opbouw, geen tien pagina’s kleine letters vooraan.
- Bel of mail na. Een offerte die niet geopend is, verdient een ander bericht dan een die drie keer is bekeken.
Checklist
- Bedrijfsgegevens, klant, adres, nummer, datum en geldigheid
- Prijs exclusief en inclusief btw
- Werkomschrijving: wat wel, wat niet, wat de klant regelt
- Varianten, hooguit vier
- Afspraken over meerwerk
- Aanbetaling, restbetaling en betaaltermijn
- Indicatie van de planning
- Algemene voorwaarden meegestuurd, bedenktijd vermeld
- Eenvoudig akkoord, vastgelegd met datum