De klus is af, de klant is tevreden, en dan duurt het zes weken voordat het geld er is. Voor een installatiebedrijf is dat geen detail: het materiaal is al betaald, de monteurs ook. Wie zijn facturen laat liggen, financiert zijn klanten.
Het goede nieuws: het meeste uitstel komt niet door klanten die niet willen betalen, maar door facturen die te laat, onduidelijk of onhandig zijn. Daar kun je zelf iets aan doen.
1. Factureer dezelfde dag
De belangrijkste regel. Een factuur die een week na de oplevering komt, wordt een week later betaald. Komt hij pas na het maandeinde, dan nog later.
Wat ervoor nodig is: de gegevens van de monteur moeten meteen op kantoor zijn. Het materiaal, het meerwerk, de foto’s van de oplevering. Liggen die op een papieren werkbon in de bus, dan wacht de factuur op de bus.
2. Spreek een aanbetaling af
Bij grotere installaties is een aanbetaling bij akkoord gebruikelijk. De klant committeert zich, en jij kunt het materiaal bestellen zonder het voor te schieten. Leg in de offerte vast:
- hoeveel de aanbetaling is, als bedrag of percentage;
- wanneer die betaald moet zijn, bijvoorbeeld vóór de inplanning;
- dat de restbetaling volgt na oplevering.
Bij een lang project kun je het bedrag ook in delen factureren, bijvoorbeeld bij akkoord, bij levering van het materiaal en na oplevering.
3. Maak betalen makkelijk
Een factuur met alleen een IBAN vraagt de klant om over te typen. Een factuur met een betaallink vraagt één tik. Particulieren betalen het liefst met iDEAL; geef ze die mogelijkheid in de mail en op de pdf.
Zet daarnaast op de factuur:
- het factuurnummer en de datum;
- wat er is gedaan, in begrijpelijke woorden, met een verwijzing naar de offerte;
- de vervaldatum, als datum en niet alleen als "binnen 14 dagen".
4. Kies je betaaltermijn bewust
Spreek je met een zakelijke klant niets af, dan is de wettelijke betaaltermijn dertig dagen. Je mag een kortere termijn afspreken, en voor particulieren is veertien dagen gebruikelijk. Zet de termijn in je offerte en je algemene voorwaarden, en op elke factuur.
5. Herinner op tijd, en vriendelijk
De meeste late betalers zijn vergeten. Een korte, vriendelijke herinnering een paar dagen na de vervaldatum lost het grootste deel op. Een voorbeeld van een schema:
| Moment | Wat |
|---|---|
| Vervaldatum + 3 dagen | Vriendelijke herinnering, met de betaallink |
| Vervaldatum + 14 dagen | Tweede herinnering, iets zakelijker |
| Daarna | Aanmaning, en bij een particulier de veertiendagenbrief |
Wie dit met de hand doet, vergeet het in een drukke week. Laat het systeem de herinneringen klaarzetten of versturen.
6. Incassokosten: eerst de veertiendagenbrief
Betaalt een particulier niet, dan mag je pas incassokosten rekenen nadat je een aanmaning hebt gestuurd met een termijn van veertien dagen om alsnog te betalen, gerekend vanaf de dag na ontvangst. In die brief noem je ook welke incassokosten je rekent als de klant niet op tijd betaalt. Dit heet de veertiendagenbrief.
De hoogte van de incassokosten is wettelijk begrensd en loopt naar rato van het bedrag: vijftien procent over de eerste € 2.500, met een minimum van € 40, en daarboven een aflopend percentage. Bij zakelijke klanten kun je in je voorwaarden iets anders afspreken; staat er niets, dan geldt dezelfde staffel en mag je minimaal € 40 rekenen.
Daarnaast kun je wettelijke rente vragen over het openstaande bedrag. Voor zakelijke klanten is dat de wettelijke handelsrente, die hoger is dan de rente voor particulieren.
Kijk voor de actuele bedragen en percentages bij de Rijksoverheid of vraag het je incassobureau. Een gerechtelijke procedure is bij kleine bedragen zelden de moeite waard; het doel van de brief is dat de klant alsnog betaalt.
7. Houd het overzicht
Je wilt op elk moment kunnen zien wat er openstaat, hoe lang al, en bij wie. Niet in een spreadsheet die iemand bijhoudt als hij tijd heeft, maar automatisch: zodra een betaling binnenkomt, staat de factuur op betaald.
Samengevat
- Factureer op de dag van oplevering.
- Vraag een aanbetaling bij grotere klussen.
- Zet een betaallink op de factuur.
- Noem de vervaldatum als datum.
- Herinner na een paar dagen, vriendelijk en met de link.
- Bij een particulier: eerst de veertiendagenbrief, dan pas incassokosten.