Een installatie verkopen doe je één keer. Onderhoud doe je elk jaar. Voor veel installatiebedrijven is onderhoud het stabielste deel van de omzet: voorspelbaar werk, in de rustige maanden te plannen, en een klant die terugkomt als er iets nieuws nodig is.
Toch laten veel bedrijven het liggen. Niet omdat klanten het niet willen, maar omdat het bijhouden van wie wanneer aan de beurt is een lijstje wordt dat niemand bijhoudt.
Waarom een contract en niet alleen een herinnering
Je kunt klanten ook gewoon elk jaar mailen. Een contract heeft drie voordelen:
- De klant heeft vooraf ja gezegd. Je hoeft niet elk jaar opnieuw te verkopen.
- De prijs ligt vast. Geen discussie achteraf over wat een onderhoudsbeurt kost.
- Je kunt plannen. Je weet hoeveel beurten er per maand aankomen, en kunt ze in de rustige periodes leggen.
Wat er in een onderhoudscontract staat
- De installatie: wat het is, waar het staat, wanneer het geplaatst is. Merk, type en serienummer als je die hebt.
- Het interval: elk jaar, elke twee jaar, of elk half jaar bij intensief gebruik.
- Wat een beurt inhoudt: welke controles en werkzaamheden, en wat er níet bij zit, zoals onderdelen of reparaties.
- De prijs: per beurt of per jaar, exclusief en inclusief btw, en hoe de prijs jaarlijks kan veranderen.
- Hoe de afspraak gemaakt wordt: wie het initiatief neemt, en hoe lang van tevoren.
- Wat er gebeurt bij een storing: voorrang, voorrijkosten, een korting op het uurtarief.
- Looptijd en opzeggen: hoe lang het contract loopt en met welke termijn de klant kan stoppen.
Wat je rekent
Dat hangt af van je regio, je tarieven en wat er in een beurt zit. Reken het uit vanuit wat het je kost:
- De tijd van een beurt, inclusief reistijd en het verslag.
- Het materiaal dat er standaard bij hoort, zoals filters.
- Wat het plannen kost: het bellen, mailen en verzetten.
- Een marge, en eventueel de korting die je geeft omdat het een contract is.
Het derde punt wordt vaak vergeten. Als een beurt drie telefoontjes kost voordat hij in de agenda staat, is dat geld. Hoe minder je zelf hoeft te bellen, hoe scherper je de prijs kunt maken.
Per soort installatie
Warmtepomp. Controle van het koudemiddelcircuit en lekdichtheid, reinigen van filters en de buitenunit, controle van de instellingen en het rendement. Gaat het om een installatie met F-gassen, leg dan de lekcontrole vast. Zie F-gassen registreren.
Airco. Reinigen van filters en de binnenunit, controle van de condensafvoer, controle van de werking en de lekdichtheid.
Cv-ketel. Reinigen van de brander en de warmtewisselaar, controle van de verbranding en de afvoer, controle van de waterdruk. Een jaarlijkse of tweejaarlijkse beurt, afhankelijk van de ketel.
Plannen zonder lijstjes
Het plannen is het moeilijkste deel. Een paar dingen die helpen:
- Laat het systeem onthouden wanneer de volgende beurt is. Niet een Excel-lijst, maar een datum per contract die na elke beurt vanzelf opschuift.
- Nodig de klant op tijd uit, een maand van tevoren, met een paar momenten waaruit hij kan kiezen. Dan hoef je niet te bellen.
- Bundel per postcode. Drie beurten in dezelfde straat op één ochtend scheelt reistijd.
- Leg de beurten in de rustige maanden. Warmtepomp en cv in het voorjaar en de zomer, airco in het voorjaar vóór het seizoen.
Samengevat
- Een contract maakt onderhoud voorspelbaar, voor jou en voor de klant.
- Zet de installatie, het interval, de inhoud van een beurt, de prijs en de looptijd erin.
- Reken de tijd van het plannen mee in de prijs.
- Laat de volgende beurt vanzelf opschuiven, en nodig de klant op tijd uit.