Een werkbon is geen formulier voor de administratie. Het is het verslag van één bezoek: wie er was, wat er is gedaan, wat er is gebruikt en wat de klant ervan vond. Zolang alles goed gaat, kijkt niemand ernaar. Gaat er iets mis, of zegt de klant dat het meerwerk nooit is afgesproken, dan is de werkbon het enige dat telt.
Er is geen wet die voorschrijft wat er op een werkbon moet staan. Wat er wél is: de factuur moet kloppen, meerwerk moet aantoonbaar zijn, en voor sommige installaties gelden registratieplichten. Een goede werkbon dekt die drie af.
De basis: wie, waar en wanneer
- Klant en adres van de klus. Niet alleen het factuuradres. Bij een verhuurder of een VvE zijn dat twee verschillende plekken.
- Datum en tijd van aankomst en vertrek. Of de duur van het werk, als je op regie werkt.
- Wie er was. De monteur en eventueel de leerling of collega.
- Het nummer van de opdracht of het project. Zodat de bon bij de juiste offerte en factuur terechtkomt.
Wat er is gedaan
Schrijf het zo op dat iemand anders het over een jaar nog begrijpt. "Storing verholpen" zegt niets. "Drukschakelaar cv-ketel vervangen, installatie bijgevuld tot 1,5 bar, ketel draait weer" wel.
- De werkzaamheden, in gewone woorden.
- Wat er níet is gedaan, en waarom. "Afvoer niet aangesloten: doorvoer in de muur ontbreekt, klant regelt metselaar." Dit voorkomt de discussie dat je iets vergeten bent.
- Of er nog iemand terug moet komen. En voor wat.
Materiaal
Het materiaal op de werkbon is de basis voor je nacalculatie en, bij regiewerk, voor de factuur. Noteer wat er echt is gebruikt, niet wat er op de offerte stond.
- Artikel en aantal.
- Wat er over is en mee terug gaat naar de bus of het magazijn.
- Wat er extra nodig was ten opzichte van de offerte.
Wie het materiaal pas op kantoor uit het geheugen invult, mist bijna altijd iets. Een bocht hier, een paar meter kabel daar. Over een jaar is dat een flink bedrag.
Meerwerk
Meerwerk is de grootste bron van discussie met klanten. Leg het vast op het moment dat het ontstaat, niet achteraf:
- Wat er extra is gedaan of geleverd.
- Waarom: wat de monteur aantrof dat niet in de offerte stond.
- Dat de klant ervan weet. Het beste met een handtekening, of met een foto van de situatie erbij.
Spreek met de klant vooraf af hoe je meerwerk rekent: tegen een vast bedrag, of tegen uurtarief en materiaal. Staat dat in de offerte, dan hoeft de monteur ter plekke niet te onderhandelen.
Foto’s
Een foto is sneller dan een beschrijving en moeilijker om tegen in te gaan. Maak er in elk geval een van:
- de situatie vóór je begon, zeker als die afwijkt van wat er bij de schouw is gezien;
- het resultaat, zodat je kunt laten zien hoe het is opgeleverd;
- het typeplaatje van wat je hebt geplaatst of vervangen, met merk, type en serienummer;
- alles wat later achter een plafond of in een muur verdwijnt.
Registraties die bij de installatie horen
Voor sommige werkzaamheden houd je meer vast dan voor andere. Plaats of onderhoud je een airco of warmtepomp, dan registreer je gegevens over het koudemiddel: hoeveel erin zit, wat je hebt bijgevuld of teruggewonnen, en de lekcontrole. Daarover gaat het artikel F-gassen registreren.
Werk je volgens een keuringsregeling of een kwaliteitsregeling van je branche, dan staat daarin welke meetwaarden je vastlegt. Neem die velden op in je werkbon, dan vergeet niemand ze.
De handtekening van de klant
Met een handtekening bevestigt de klant dat het werk is uitgevoerd zoals op de bon staat. Dat is geen garantie dat er nooit meer een discussie komt, maar wel een sterk punt als die er komt. Laat de klant tekenen nadat het werk en het meerwerk erop staan, niet op een lege bon.
Is de klant niet thuis, noteer dan wie er wel was, of maak een foto van het resultaat met de datum erbij.
Papier of digitaal
Een papieren werkbon werkt, tot hij in de bus nat wordt, onleesbaar is of pas na een week op kantoor ligt. Het grootste nadeel is dat alles twee keer wordt ingevoerd: door de monteur op papier en daarna door iemand op kantoor in het systeem.
Een digitale werkbon op de telefoon heeft drie voordelen:
- Hij is meteen op kantoor. De factuur kan dezelfde dag de deur uit.
- Foto’s zitten erbij, op de juiste plek.
- Niets wordt overgetypt. Het materiaal en het meerwerk gaan rechtstreeks naar de factuur.
Checklist
- Klant, adres van de klus, opdracht- of projectnummer
- Datum, aankomst en vertrek, wie er was
- Werkzaamheden, en wat er niet is gedaan
- Materiaal: gebruikt, extra, retour
- Meerwerk met reden en akkoord van de klant
- Foto’s vóór, na en van het typeplaatje
- Registraties die bij de installatie horen, zoals F-gassen
- Of er nog iemand terug moet komen
- Handtekening van de klant